Das Qualitätsmanagement-Handbuch
Wie aufwändig muss dokumentiert werden?
Was ist ein QM-Handbuch (QMH)?
Das QMH ist das dokumentierte QM-System eines Unternehmens. Es gibt einen Überblick über den Aufbau- und die Ablauforganisation des Unternehmens. Es beinhalten die Visionen und Ziele, Kompetenzen, Aufgaben, Verantwortungsbereiche und alle relevanten Prozesse. Zum QMH gehören spezifische QM-Dokumente (Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen, Checklisten, Formulare). Hier werden alle haftungs- und risikorelevanten Prozesse genauer beschrieben. Diese enthalten detalliert wie ein Ablauf durchzuführen ist und wer verantwortlich ist.
Warum müssen wir ein QM-Handbuch haben?
Durch die Beschreibung der täglichen Arbeitsabläufe werden diese nicht nur neu überdacht, geprüft und hinterfragt, sondern auch standardisiert. Ergebnisse werden gesichert, Wissen wird geteilt und geht nicht verloren. Ein wesentlicher Vorteil ist die schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Wie muss das QM-Handbuch geschrieben werden?
Generell gilt, so viel wie nötig, so wenig wie möglich. Alle haftungs- und risikorelevanten Prozesse werden nachvollziehbar beschrieben, z.B. invasive Tätigkeiten, Untersuchungen am Patienten, Umgang mit Medikamenten, Notfall in der Praxis, etc. Darüber hinaus sollten Sie alle Prozesse und Abläufe regeln, die individuell für das Unternehmen wichtig sind und natürlich die, die von der ISO gefordert werden.
Darüber hinaus sind die gesetzlichen Anforderungen der Bereiche Hygiene (z.B. Hygieneplan), Datenschutz (z.B. Verschwiegenheitserklärungen), Medizinprodukte (z.B. Medizinproduktebuch), Gefahrstoffe (z.B. Gefahrstoffübersicht), Arbeits- & Gesundheitsschutz, etc. schriftlich zu regeln.
Tipp: QM-Dokumente sollten so gestaltet werden, dass sich eine neue Mitarbeiterin mit Unterstützung von Arbeitsanweisungen oder Checklisten in der Praxis zurechtfindet.
Wer schreibt das QM-Handbuch?
Das QM-Handbuch wird von der QMB und der Praxisführung geschrieben. Die dazugehörigen Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen etc. werden von den Mitarbeitern aus den Arbeitsbereichen selbst geschrieben. Die Prüfung und Layoutüberarbeitung aller erstellten Dokumente wird abschließend von der QMB durchgeführt. Die Praxisleitung gibt das komplette QMH durch ihre Unterschrift frei. Damit ist es für alle Mitarbeiter verbindlich.
